Prozesse digitalisieren: Daten einmal erfassen, danach laufen sie von allein.
Wir verbinden deine Systeme, automatisieren wiederkehrende Schritte und nehmen Medienbrüche aus dem Alltag, vom Formular bis zur Rechnung. Zum Festpreis, mit einem Ansprechpartner, und ohne dass du deine bewährten Programme wegwerfen musst.
Zwischen deinen Systemen klebt Handarbeit.
Daten werden dreimal eingetippt
Aus dem Formular in die Tabelle, aus der Tabelle ins Angebot, aus dem Angebot in die Buchhaltung. Jede Übertragung kostet Zeit und bringt Fehler.
Systeme sprechen nicht miteinander
Website, E-Mail, Kalender, CRM und Buchhaltung laufen nebeneinander her. Dazwischen klebt Handarbeit, die niemand gern macht und die bei Urlaub liegen bleibt.
Wissen steckt in Köpfen
Jeder macht es ein bisschen anders, und wie es richtig geht, weiß nur eine Person. Wächst das Team, wächst das Chaos mit.
Was wir digitalisieren.
Prozesse zu digitalisieren heißt: Informationen werden einmal erfasst und fließen dann ohne Abtippen durch alle Schritte. Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass wiederkehrende Schritte von selbst laufen.
Prozessanalyse und Digitalisierungsberatung
Wir zeichnen auf, wie dein Ablauf heute wirklich läuft, finden Medienbrüche und doppelte Eingaben und schlagen vor, was zuerst digitalisiert wird.
Systeme verbinden
Formular, E-Mail, Kalender, CRM, Shop und Buchhaltung sprechen über ihre Schnittstellen miteinander. Daten werden einmal erfasst und fließen weiter.
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Schritte laufen von selbst: Bestätigungen, Erinnerungen, Aufgaben, Dokumente, Rechnungen. Ausnahmen landen bei dem Menschen, der sie entscheiden muss.
Papierloses Büro
Belege, Verträge und Formulare werden digital erfasst, auffindbar abgelegt und direkt in den Ablauf eingespeist, statt Ordner zu füllen.
Womit Kunden zu uns kommen.
Zwei Projekte, kurz erzählt.
Von der Anfrage bis zur Rechnung ohne Medienbruch
Bei uns läuft ein Auftrag durch, ohne dass jemand Daten abtippt: Anfrage auf der Website, auf Wunsch Rückruf durch unsere KI-Assistentin, Zusammenfassung, Angebot, Anzahlung per Zahlungslink, Kundenbereich mit Unterlagen, Rechnung direkt in der Buchhaltung. Jeder Schritt stößt den nächsten an.
Selbst erleben →Änderungswünsche mit Vorschau und Freigabe
Kunden reichen Änderungen an ihrer Website im Kundenbereich ein, sehen das Ergebnis als Vorschau und geben frei. Keine E-Mail-Ketten, keine Screenshots mit Pfeilen, und jede Änderung ist nachvollziehbar dokumentiert.
Betreuung ansehen →Fünf Minuten Abtippen sind mehr, als man denkt.
Anfragen, Bestellungen, Termine, Belege: In einem kleinen Betrieb kommen schnell zwanzig Vorgänge zusammen, die irgendwo übertragen werden.
Daten kopieren, prüfen, in das nächste System eintragen. Fünf Minuten sind knapp gerechnet, Rückfragen nicht mitgezählt.
Bei rund 220 Arbeitstagen sind das über neun Arbeitswochen, die ein digitalisierter Prozess deinem Team zurückgibt.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten; was bei dir möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Vier Schritte, ein Ansprechpartner.
Erstgespräch und Prozessaufnahme
Du wählst ein Zeitfenster, Christopher ruft dich an und klärt mit dir, was du brauchst. Danach gehen wir den Ablauf gemeinsam durch, so wie er heute wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht.
Konzept und Festpreis
Du bekommst schriftlich, welche Schritte digitalisiert werden, welche Systeme verbunden werden und was es kostet.
Umsetzung und Test
Wir verbinden die Systeme und testen mit echten Vorgängen, bevor der neue Ablauf den alten ersetzt. Dein Team wird eingewiesen.
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen, ob alles läuft, und passen an, wenn sich dein Geschäft ändert. Der nächste Ablauf kommt, wenn der erste sitzt.
Werkzeuge nach Nutzen, nicht nach Hype.
Wir verbinden, was du schon nutzt: Website und Formulare, E-Mail-Postfach, Kalender, CRM, Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung. Die meisten Programme haben Schnittstellen; wo keine existiert, bauen wir eine kleine eigene.
Für Standardabläufe setzen wir Werkzeuge für Workflow-Automatisierung ein, für alles, was Standard nicht abbildet, individuelle Software. Wo Texte, Anrufe oder Dokumente verstanden werden müssen, kommt KI-Automatisierung dazu.
Selbst digitalisiert, bevor wir es verkaufen.
Wir haben unser eigenes Studio so aufgebaut: Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung fließen die Daten durch, ohne dass jemand sie abtippt. Was wir dir vorschlagen, haben wir selbst im Alltag getestet.
Wir starten nicht mit einem Großprojekt, sondern mit dem einen Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Oft ist das die Strecke von der Anfrage bis zum Angebot, manchmal das Telefon: Ein KI-Telefonassistent, der an Kalender und CRM angebunden ist, ist ein guter Einstieg in die Digitalisierung im Unternehmen.
Deine vorhandenen Systeme bleiben, wo sie funktionieren. Wir verbinden sie und bauen nur das dazu, was fehlt. So bleibt die Prozessautomatisierung überschaubar, bezahlbar und für dein Team nachvollziehbar.
Was Kunden vor dem Start wissen wollen.
Was bedeutet es, Prozesse zu digitalisieren?
Einen Geschäftsprozess zu digitalisieren heißt, dass Informationen einmal digital erfasst werden und dann ohne Abtippen durch alle Schritte fließen: vom Formular ins CRM, vom Auftrag in die Rechnung, vom Beleg in die Buchhaltung. Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Wiederkehrende Schritte laufen dann von selbst ab, und der Mensch kümmert sich nur noch um Ausnahmen und Entscheidungen.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und KI-Automatisierung?
Prozessautomatisierung folgt festen Regeln: Wenn eine Bestellung eingeht, wird eine Rechnung erstellt. KI-Automatisierung kommt dazu, wenn etwas verstanden werden muss, zum Beispiel eine frei formulierte E-Mail, ein Anruf oder ein eingescanntes Dokument. In der Praxis greift beides ineinander.
Müssen wir unsere Software wechseln?
Meistens nicht. Wir binden an, was du nutzt, und schlagen einen Wechsel nur vor, wenn ein Programm den Ablauf wirklich blockiert. Dann sagen wir dir ehrlich, was es kostet und was es bringt.
Was kostet es, Prozesse zu digitalisieren?
Nach dem Erstgespräch bekommst du einen Festpreis. Ein einzelner Ablauf, etwa von der Anfrage bis zum Angebot, liegt oft im niedrigen vierstelligen Bereich. Größere Vorhaben planen wir in Etappen, damit jede für sich schon Nutzen bringt.
Wie lange dauert das?
Ein einzelner Ablauf läuft oft nach zwei bis vier Wochen. Wie schnell es geht, hängt vor allem davon ab, wie gut sich die vorhandenen Systeme anbinden lassen.
Wer kümmert sich danach darum?
Wir. Wir überwachen die Verbindungen, reagieren, wenn ein Programm seine Schnittstelle ändert, und passen Abläufe an, wenn sich dein Geschäft ändert. Alles ist dokumentiert, damit du nicht von uns abhängig bist.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, wenn es richtig gebaut ist: Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen beteiligten Diensten, nur die nötigen Daten und klare Löschfristen. Welche Dienste beteiligt sind, steht vorher schriftlich im Konzept.
5,0 ★ auf Google, aus über 100 Projekten.
Ich kann Christopher wärmstens empfehlen. Angefangen vom Erstgespräch, indem er sehr individuell auf die eigene Person, Ziele, Wünsche und Zielgruppe eingeht, über die sehr gut strukturierte Zusammenarbeit bis zum finalen Wunschergebnis. Kurzum: Ich greife gerne wieder auf Christopher zurück, 1a-Arbeit!
Besonders wertvoll fand ich, dass Christopher Inhalt und Design so abgestimmt hat, dass ich mich in dem Web-Auftritt selbst wieder erkenne. Und die positiven Rückmeldungen meiner Kunden unterstreichen das Gelingen!
Professionelle Umsetzung – erstklassige Beratung und Aufnahme unserer Vorstellungen und Wünsche! Unser überarbeiteter Webauftritt stärkt unsere Außenwahrnehmung!
NEOPAQ® · Berlin Christopher De La Garza
Du sprichst direkt mit mir: Angebot, Umsetzung und alles nach dem Livegang.
Studio: Pappelallee 78/79, 10437 Berlin · +49 30 417 335 89 · hello@neopaq.de
Weitere Leistungen.
Individuelle Software
Webapps, Dashboards und Kundenportale, gebaut um deinen Ablauf herum statt umgekehrt.
Mehr erfahren → AutomatisierenKI-Automatisierung
KI dort, wo sie sich rechnet: Anfragen, Dokumente und Routinearbeit, die sich von selbst erledigen.
Mehr erfahren →AutomatisierenKI-Telefonassistent
Ein KI-Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen und trägt alles direkt in Kalender, CRM und Postfach ein.
Mehr erfahren →AuftrittWebdesign
Websites für Unternehmen in Berlin und ganz Deutschland: klar gestaltet, schnell, gut zu finden. Zum Festpreis.
Mehr erfahren →AuftrittOnlineshops
Shops, die verkaufen: gebaut von Leuten, die selbst einen erfolgreichen Onlineshop betreiben.
Mehr erfahren →AuftrittBranding
Marken mit Haltung: Logo, Farben, Typografie und ein Design-System, das jede Kampagne trägt.
Mehr erfahren →WachstumSEO & KI-Sichtbarkeit
Gefunden werden, wo gesucht wird: Suchbegriffe, Inhalte, Unternehmensprofil und Signale für KI-Systeme, jeden Monat gemessen.
Mehr erfahren →