KI-Telefonassistent: Jeder Anruf landet dort, wo er hingehört.
Ein KI-Telefonassistent nimmt deine Anrufe an, beantwortet Fragen und vereinbart Termine. Wir sorgen dafür, dass danach nichts liegen bleibt: angebunden an CRM, Kalender, Website und Postfach, zum Festpreis, von einem Studio, dessen eigene Assistentin jeden Tag telefoniert.
Verpasste Anrufe sind verpasste Aufträge. Und angenommene oft auch.
Das Telefon klingelt immer im falschen Moment
Beim Kunden, auf der Baustelle, in der Behandlung, im Termin: Wer arbeitet, kann nicht ans Telefon. Und wer zweimal niemanden erreicht, ruft beim nächsten Anbieter an.
Der Anruf ist angenommen, dann passiert nichts
Viele KI-Telefonassistenten schicken nach dem Gespräch eine E-Mail. Danach tippt jemand Namen, Anliegen und Termin von Hand ins CRM und in den Kalender. Die Arbeit ist nur verschoben.
Einrichten ist leicht, Anbinden nicht
Stimme, Begrüßung und Rufnummer sind beim Anbieter schnell eingerichtet. Die Verbindung zu deinen Programmen, zu Kundendaten und zu klaren Abläufen ist der Teil, an dem die meisten hängen bleiben.
Wir binden deinen Telefonassistenten an.
Die Grundeinrichtung, also Rufnummer, Stimme und Begrüßung, übernimmt der Telefonie-Anbieter beim Onboarding. Wir machen den Teil, der den Unterschied macht: Der Assistent arbeitet mit deinen Programmen zusammen, und aus jedem Anruf wird ein Eintrag, ein Termin oder eine Aufgabe.
Anbindung an CRM und Kundendaten
Der Assistent erkennt bekannte Anrufer an der Nummer, kennt ihren Stand und legt jedes Gespräch mit Zusammenfassung beim richtigen Kontakt ab. Neue Anrufer werden als Anfrage angelegt.
Kalender und Terminbuchung
Termine und Rückrufe werden direkt in deinen Kalender gebucht, nur in freien Zeiten und nach deinen Regeln. Bestätigung und Erinnerung gehen auf Wunsch automatisch raus.
Website, Formulare und Rückruf
Wer auf deiner Website anfragt, wird in Minuten zurückgerufen. Die Rufnummer des Assistenten steht dort, wo Kunden anrufen, und alles läuft in denselben Ablauf.
Postfach, Team und Weiterleitung
Dringendes geht sofort an die richtige Person, alles andere als geordnete Zusammenfassung ins Postfach oder an dein Team. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird verbunden oder zurückgerufen.
Womit Kunden zu uns kommen.
Zwei Projekte, kurz erzählt.
Lena nimmt unsere Anrufe an
Unter unserer Nummer meldet sich Lena, unsere KI-Assistentin, rund um die Uhr. Schon bevor sie abhebt, fragt sie unser System, wer anruft: Bekannte Kunden spricht sie mit Namen und Projektstand an. Nach dem Gespräch liegt die Zusammenfassung beim richtigen Kontakt, und Christopher bekommt eine Nachricht.
Lena anrufen: 030 417 335 89 →Aus der Anfrage wird in Minuten ein Gespräch
Wer auf unserer Website den Rückruf wählt, wird meist innerhalb von Minuten von Lena angerufen, zu unseren Anrufzeiten oder zum gewählten Termin. Sie klärt Vorhaben, Umfang und Zeitrahmen; die Antworten fließen direkt in Lastenheft und Angebot. Offene Punkte klärt sie später im zweiten Anruf.
Selbst ausprobieren →Was ein verpasster Anruf kostet.
Während der Arbeit, in der Mittagspause, nach Feierabend: In vielen kleinen Betrieben kommen schnell fünf Anrufe pro Woche zusammen, die niemand annimmt.
Über ein Jahr sind das rund 260 Menschen, die bei dir angerufen haben und nicht wissen, ob sich jemand meldet. Viele warten nicht.
Wird nur jeder zehnte dieser Anrufe zu einem Auftrag über 800 €, sind das über 20.000 € im Jahr, die bisher an der Mailbox hängen blieben.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten; was bei dir möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Vier Schritte, ein Ansprechpartner.
Erstgespräch und Ablauf
Du wählst ein Zeitfenster, Christopher ruft dich an und klärt mit dir, was du brauchst. Danach legen wir fest, was mit jedem Anruf passieren soll: Termin, Rückruf, Weiterleitung, Eintrag im CRM.
Anbieter und Festpreis
Wir empfehlen einen passenden Telefonie-Dienst; dort richtest du Nummer und Stimme im Onboarding ein, auf Wunsch mit uns. Für die Anbindung bekommst du einen Festpreis.
Anbindung und Test
Wir verbinden den Assistenten mit CRM, Kalender, Website und Postfach und schreiben den Gesprächsleitfaden. Getestet wird mit echten Anrufen, bevor Kunden durchkommen.
Betrieb und Nachschärfen
Wir schauen uns die ersten Gespräche an, schärfen Fragen und Regeln nach und überwachen, dass jeder Anruf ankommt. Was sich bewährt, bauen wir aus.
Werkzeuge nach Nutzen, nicht nach Hype.
Den Telefonassistenten selbst stellt ein spezialisierter Anbieter für Sprach-KI: Rufnummer, Stimme und Gesprächsführung auf Deutsch, wo möglich mit Verarbeitung in der EU. Welcher Dienst passt, hängt von Gesprächsvolumen, Datenschutz und deinen Programmen ab. Wir sind an keinen Anbieter gebunden und nennen dir die laufenden Kosten vorher.
Unsere Arbeit beginnt dort, wo der Anruf endet: bei Schnittstellen und Webhooks, die das Gespräch in dein CRM, deinen Kalender, dein Postfach und deine Website tragen. Wo dein Programm keine Schnittstelle hat, bauen wir eine kleine Brücke, wie beim Digitalisieren von Prozessen. Und wo mehr gebraucht wird als eine Anbindung, kommt individuelle Software dazu.
Unsere Assistentin telefoniert jeden Tag.
Wir haben den KI-Telefonassistenten nicht nur für Kunden gebaut, wir arbeiten selbst jeden Tag damit. Lena nimmt unsere Anrufe an, ruft zurück, wer auf unserer Website einen Rückruf wählt, und klärt Rückfragen zu Projekten. Jeder dieser Anrufe landet ohne Abtippen dort, wo wir ihn brauchen.
Darum wissen wir, wo es hakt: nicht bei der Stimme, sondern bei dem, was nach dem Gespräch passiert. Genau das ist unser Teil. Wir verkaufen dir keine Telefonie-Lizenz, wir sorgen dafür, dass der Assistent in deine vorhandenen Systeme eingebunden ist.
Für viele Betriebe ist das Telefon der beste Einstieg in die Digitalisierung: ein klarer Ablauf, schnell spürbar, gut messbar. Wenn er läuft, folgt oft der nächste Schritt, von der Anfrage bis zum Angebot oder mit weiterer KI-Automatisierung.
Was Kunden vor dem Start wissen wollen.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe mit einer natürlichen Stimme annimmt, das Anliegen im Gespräch versteht, Fragen beantwortet und Termine vereinbart. Anders als ein klassisches Sprachmenü („Drücken Sie die 1“) führt er ein freies Gespräch. Richtig nützlich wird er, wenn er an CRM, Kalender und Postfach angebunden ist und jedes Gespräch dort ablegt, wo es gebraucht wird.
Was ist der Unterschied zu einem KI-Anrufbeantworter?
Ein KI-Anrufbeantworter nimmt Nachrichten entgegen, oft nur außerhalb der Geschäftszeiten, und schickt eine Zusammenfassung. Ein KI-Telefonassistent kann mehr: Er erkennt Anrufer, beantwortet Fragen, bucht Termine und leitet Dringendes weiter. Beides lässt sich an deine Systeme anbinden; welche Variante passt, hängt davon ab, wie viele Anrufe du bekommst und was mit ihnen passieren soll.
Ist ein KI-Telefonassistent dasselbe wie ein Voicebot?
Im Grunde ja. Voicebot ist der Oberbegriff für sprachgesteuerte Assistenten, am Telefon, auf der Website oder im Kundenservice. Ein KI-Telefonassistent ist ein Voicebot, der speziell Anrufe für ein Unternehmen annimmt und führt.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Es gibt zwei Posten. Den Telefonie-Dienst zahlst du direkt beim Anbieter, meist als Monatsgrundpreis plus Gesprächsminuten, für kleine Unternehmen oft im niedrigen dreistelligen Bereich im Monat. Die Anbindung an CRM, Kalender und Website machen wir zum Festpreis nach dem Erstgespräch. Kostenlose Angebote sind in der Regel Testphasen mit wenigen Minuten.
Welcher KI-Telefonassistent ist der beste?
Den einen besten gibt es nicht. Wichtig sind eine gute deutsche Stimme, Verarbeitung in der EU, verlässliche Schnittstellen zu deinen Programmen und faire Minutenpreise. Wir empfehlen einen Dienst nach deinem Bedarf und sind dabei an keinen Anbieter gebunden.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist: Verarbeitung in der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, ein Hinweis zu Beginn des Gesprächs und klare Löschfristen. Wer nicht aufgezeichnet werden möchte, sagt es und wird von einem Menschen zurückgerufen. Für Arztpraxen und Kanzleien legen wir besonders genau fest, welche Angaben der Assistent erfragen darf.
Eignet sich ein KI-Telefonassistent für Arztpraxen und Handwerk?
Gerade dort. In Praxen blockiert das Telefon die Anmeldung, im Handwerk steht niemand im Büro. Der Assistent nimmt Terminwünsche und Anliegen auf, bucht in freie Zeiten und gibt Dringendes sofort weiter. Medizinische Beratung gibt er nicht; dafür ruft das Team zurück.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Sie sollen es wissen: Der Assistent stellt sich als KI vor. Die meisten Anrufer stört das nicht, solange er freundlich ist, sie versteht und ihr Anliegen erledigt. Wer lieber mit einem Menschen spricht, sagt es einfach und bekommt einen Rückruf.
5,0 ★ auf Google, aus über 100 Projekten.
Professionelle Umsetzung – erstklassige Beratung und Aufnahme unserer Vorstellungen und Wünsche! Unser überarbeiteter Webauftritt stärkt unsere Außenwahrnehmung!
Ganz toll, wie sich die Seite entwickelt hat – die neue Gestaltung gefällt mir, und auch was die Hintergrundabläufe angeht, kann ich nur Positives berichten. Dass wir einen Partner haben, auf den wir uns verlassen können, ohne ständig kontrollieren zu müssen, ob etwas geschieht. Ich kann nur sagen: macht weiter so.
Christopher hat mir geholfen, Klarheit zu gewinnen, und das Design fantastisch umgesetzt. Wir ziehen jetzt endlich die Kunden an, die zu uns passen – und mehr als zuvor.
NEOPAQ® · Berlin Christopher De La Garza
Du sprichst direkt mit mir: Angebot, Umsetzung und alles nach dem Livegang.
Studio: Pappelallee 78/79, 10437 Berlin · +49 30 417 335 89 · hello@neopaq.de
Weitere Leistungen.
Individuelle Software
Webapps, Dashboards und Kundenportale, gebaut um deinen Ablauf herum statt umgekehrt.
Mehr erfahren → AutomatisierenKI-Automatisierung
KI dort, wo sie sich rechnet: Anfragen, Dokumente und Routinearbeit, die sich von selbst erledigen.
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Daten einmal erfassen, danach laufen sie weiter: vom Formular bis zur Rechnung ohne Medienbruch.
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Shops, die verkaufen: gebaut von Leuten, die selbst einen erfolgreichen Onlineshop betreiben.
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